Surat Keterangan Orang yang Sama merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk melegalkan perbedaan data identitas antara dokumen akademik (Ijazah dan Transkrip Nilai) dengan dokumen kependudukan seperti KTP, KK, atau Akta Kelahiran.

Perbedaan data ini dapat terjadi akibat kesalahan penulisan, penambahan nama atau marga, maupun perbedaan tempat atau tanggal lahir.

Panduan ini disusun untuk membantu alumni memahami persyaratan dan alur pengajuan agar proses verifikasi dapat berjalan lebih efektif dan sesuai ketentuan.

1. Informasi yang Harus Disiapkan

Sebelum mengajukan permohonan, pastikan Saudara/i telah menyiapkan informasi berikut:

Identitas Akademik

• Nomor Induk Mahasiswa (NIM)

• Nama Lengkap

• Jurusan

Detail Perbedaan Data
Jelaskan secara spesifik data apa yang berbeda, misalnya:

• Perbedaan penulisan nama (contoh: Andi Pratama di Ijazah, Andi P. Pratama di KTP)

• Perbedaan tempat lahir

• Penambahan nama atau marga setelah lulus

Data Pembanding
Data yang tercantum pada:

• KTP

• Kartu Keluarga (KK)

• Akta Kelahiran

• Ijazah

• Transkrip Nilai

• Paspor (jika ada)

Tujuan Pengajuan
Sebutkan keperluan penggunaan surat (misalnya untuk melamar kerja, studi lanjut, atau administrasi instansi tertentu).

2. Dokumen Persyaratan (Lampiran)

Mohon melampirkan hasil pemindaian (scan) dokumen asli yang berwarna, jelas, dan terbaca, meliputi:

• Akta Kelahiran

• Kartu Keluarga (KK)

• KTP

• Ijazah

• Transkrip Nilai

Dokumen Pendukung Tambahan (jika diperlukan):
Apabila terdapat perbedaan data antara Akta Kelahiran dan KTP/KK, lampirkan salah satu dari:

• Catatan pinggir pada Akta Kelahiran dari Disdukcapil

• Surat Keputusan Pengadilan terkait perubahan data

Catatan Teknis Lampiran:

• Disarankan seluruh dokumen digabung dalam 1 (satu) file PDF

• Pastikan ukuran file tidak terlalu besar dan tidak buram agar dapat terbaca dengan jelas

3. Prosedur Pengajuan

Pengajuan dilakukan secara daring melalui email dengan langkah berikut:

• Alamat Email: halobinus@binus.edu

• Subjek Email:
  Permintaan Surat Keterangan Orang yang Sama – [Nama Lengkap] – [NIM]

• Isi Email:
  Jelaskan maksud dan tujuan pengajuan secara ringkas, serta cantumkan:

  • Identitas akademik

  • Ringkasan perbedaan data

  • Tujuan penggunaan surat

• Lampiran:
  Sertakan seluruh dokumen pada poin 2 dalam format PDF atau JPG

4. Waktu Pemrosesan dan Pengambilan

• Estimasi Waktu:
  Proses verifikasi dan penerbitan surat membutuhkan waktu maksimal 7 (tujuh) hari kerja, terhitung setelah seluruh dokumen dinyatakan lengkap dan valid.

• Notifikasi:
  Informasi status pengajuan akan disampaikan melalui email. Pastikan Saudara/i memeriksa inbox maupun folder spam secara berkala.

• Pengambilan Dokumen (jika diperlukan secara fisik):
  Apabila surat perlu diambil langsung, Saudara/i diminta untuk mengecek terlebih dahulu jadwal operasional layanan BINUS Support melalui tautan resmi yang tersedia.

5. Catatan Penting Mengenai Validasi Data

• Surat Keterangan Orang yang Sama hanya dapat diproses apabila terdapat perbedaan data antara Ijazah/Transkrip Nilai dengan KTP atau KK.

• Bukti perubahan nama tidak diperlukan apabila:

  • Akta Kelahiran telah diperbarui di Disdukcapil, dan

  • Data pada Akta Kelahiran sudah selaras dengan KTP dan KK terbaru

  Contoh:
  Jika nama pada Akta Kelahiran, KTP, dan KK sudah sama, meskipun berbeda dengan Ijazah lama, maka tidak diperlukan Surat Keputusan Pengadilan.

• Dokumen yang tidak lengkap atau hasil scan yang buram dapat menghambat proses verifikasi.

Apabila Saudara/i memerlukan bantuan tambahan atau memiliki pertanyaan lanjutan terkait pengajuan Surat Keterangan Orang yang Sama, silakan menghubungi BINUS Support.