Tata Cara Penyampaian Pesan kepada Unit Kemahasiswaan

Sebagai mahasiswa yang aktif dalam berorganisasi di universitas, tentu akan menjalin interaksi dengan berbagai pihak, salah satunya Unit Kemahasiswaan. Bentuk komunikasi yang dilakukan pun beragam, baik secara lisan maupun tulisan.

Dalam konteks formal di institusi perguruan tinggi, komunikasi tertulis perlu dilakukan dengan tepat agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu, terdapat beberapa tata cara penyampaian pesan yang dapat digunakan oleh mahasiswa saat berkomunikasi dengan Unit Kemahasiswaan.

1. Menentukan Tujuan Pesan

Sebelum menyampaikan pesan, mahasiswa perlu menentukan tujuan komunikasi yang ingin dicapai. Tujuan tersebut dapat berupa permohonan informasi, pengajuan proposal, laporan kegiatan, pengaduan, saran, atau keperluan lainnya. Dengan tujuan yang jelas, pesan akan lebih terarah dan mudah dipahami oleh pihak penerima.

2. Menggunakan Media Komunikasi yang Resmi

Mahasiswa disarankan menggunakan media komunikasi yang sesuai dan bersifat resmi, seperti email organisasi, surat resmi dengan kop surat Organisasi Kemahasiswaan, atau dengan membuat janji temu langsung ke kantor Unit Kemahasiswaan. Penggunaan media resmi menunjukkan sikap profesional dan menghargai prosedur yang berlaku di lingkungan kampus.

3. Menggunakan Bahasa yang Sopan dan Formal

Bahasa yang digunakan dalam komunikasi tertulis harus sopan dan formal. Mahasiswa sebaiknya menghindari penggunaan bahasa sehari-hari, singkatan tidak baku, atau gaya bahasa yang terlalu santai. Selain itu, penting untuk menjaga kesopanan dalam bertutur serta menghormati etika komunikasi akademik.

4. Memperhatikan Waktu Pengiriman Pesan

Waktu pengiriman pesan juga perlu diperhatikan. Mahasiswa dianjurkan mengirim pesan kepada staf Unit Kemahasiswaan sesuai dengan jam operasional yang berlaku. Apabila pesan harus dikirim di luar jam kerja, sebaiknya disampaikan secara singkat dan jelas. Mahasiswa diperbolehkan melakukan tindak lanjut (follow-up) apabila belum mendapatkan tanggapan setelah 2–3 hari kerja.

Penyampaian pesan yang tepat, jelas, dan sesuai etika akan membantu mahasiswa memperoleh informasi yang bermanfaat, baik untuk kepentingan pribadi maupun untuk kegiatan Organisasi Kemahasiswaan. Komunikasi yang baik juga mencerminkan sikap profesional serta mendukung hubungan yang harmonis antara mahasiswa dan pihak Unit Kemahasiswaan.